Санхүүгийн программ сонгох заавар: Бизнестээ тохирох шийдлийг хэрхэн олох вэ

Санхүү, нягтлан бодох бүртгэлийн программ сонгохдоо анхаарах гол шалгуурууд, түгээмэл алдаа, шийдвэр гаргахад туслах алхам алхмаар зааварчилгаа. Жижиг, дунд бизнест тохирсон практик зөвлөгөө.

Санхүүгийн программ сонгох заавар: Бизнестээ тохирох шийдлийг хэрхэн олох вэ

Санхүүгийн программ нь зөвхөн тоо бүртгэх хэрэгсэл биш — бизнесийн шийдвэр гаргалтын суурь юм. Буруу сонголт нь цаг, мөнгө, мэдээллийн нарийвчлалд шууд нөлөөлдөг. Энэ зааварт танай бизнест тохирох санхүүгийн программыг хэрхэн системтэйгээр сонгохыг алхам алхмаар тайлбарлав.

1. Шаардлагаа эхлээд тодорхойл

Программ хайхаасаа өмнө өөрийн бизнесийн шаардлагыг жагсаа. Дараах асуултуудад хариул:

• Сард хэдэн гүйлгээ хийдэг вэ?
• Хэдэн хэрэглэгч зэрэг ашиглах вэ?
• Зөвхөн нягтлан бодох уу, эсвэл агуулах, цалин, борлуулалттай уу?
• НӨАТ-ын тайлан, e-Barimt-тэй холбогдох шаардлагатай юу?

Шаардлагаа тодорхойлсноор илүүдэл функцэд мөнгө төлөхөөс сэргийлнэ.

2. Монголын хууль, татварт нийцэж байгаа эсэх

Олон улсын программ хүчирхэг ч Монголын НӨАТ систем, e-Barimt, татварын тайлантай нийцэхгүй байж болзошгүй. Сонгохын өмнө дараахыг шалга:

• НӨАТ-ын тайланг автоматаар бэлдэх боломжтой эсэх
• Татварын албаны шаардлагад нийцсэн форматтай эсэх
• Монгол хэлний дэмжлэг бүрэн эсэх

3. Өргөтгөх боломж (масштаб)

Өнөөдрийн жижиг бизнес маргааш өснө. Программ нь хэрэглэгч, салбар, гүйлгээний тоо нэмэгдэхэд дагаж тэлэх чадвартай байх ёстой. Эхэндээ хямд ч өсөхийн хэрээр шилжихэд хүндрэлтэй системээс зайлсхий.

4. Үнэ ба нийт өртөг

Зөвхөн сарын төлбөрөөр бүү дүгнэ. Нийт өртөг дараахыг агуулдаг:

• Лиценз буюу захиалгын төлбөр
• Нэвтрүүлэлт, тохиргооны зардал
• Сургалтын зардал
• Нэмэлт хэрэглэгч, модулийн төлбөр

Cloud (захиалгат) болон On-premise (худалдан авах) хувилбарыг бизнесийнхээ урт хугацааны төлөвлөгөөнд тааруулан харьцуул.

5. Хэрэглэхэд хялбар эсэх

Хамгийн сайн программ ч багийнхан чинь ашиглаж чадахгүй бол утгагүй. Үнэгүй туршилтын хувилбар (trial) авч, бодит ажилтнуудаараа туршуул. Интерфейс ойлгомжтой, тайлан гаргахад хялбар эсэхийг шалга.

6. Дэмжлэг ба найдвартай байдал

Асуудал гарахад хэн, хэр хурдан тусалдаг вэ? Дараахыг анхаар:

• Монгол хэл дээрх техникийн дэмжлэг
• Өгөгдлийн нөөцлөлт (backup) ба аюулгүй байдал
• Системийн тогтвортой ажиллагаа, шинэчлэлт

7. Бусад системтэй холбогдох чадвар

Банк, цалин, борлуулалтын систем, Excel-тэй холбогдох боломж нь давхар гар ажиллагааг бууруулна. Интеграц (API) боломжтой эсэхийг урьдчилан шалга.

Түгээмэл алдаанууд

• Үнээр л шийдэх — хамгийн хямдыг сонгоод дараа нь нэмэлт зардал гарах
• Туршилтгүй худалдан авах — бодит ажлын урсгалаар туршаагүй
• Ирээдүйг тооцоогүй — өсөлтийг харгалзаагүйгээс дахин шилжих
• Дэмжлэгийг үл тоох — асуудал гарахад туслах хүнгүй

Дүгнэлт

Санхүүгийн программ сонгох нь нэг өдрийн шийдвэр биш, бизнесийн урт хугацааны хөрөнгө оруулалт. Шаардлагаа тодорхойлж, хууль нийцэл, өргөтгөх боломж, нийт өртөг, дэмжлэгийг системтэй харьцуулснаар зөв сонголт хийх боломжтой.

Эрхэм Түнш Консалтинг ХХК нь танай бизнест тохирсон санхүү, нягтлан бодох бүртгэлийн шийдлийг сонгох, нэвтрүүлэхэд мэргэжлийн зөвлөгөө өгнө. Бидэнтэй холбогдоорой.